La strategia dietro ogni evento e la sua organizzazione

È risaputo che nel 2022 la comunicazione è in gran parte digitale, e la maggior parte delle relazioni si instaurano tramite social. Nonostante ciò, non è possibile affermare che gli eventi aziendali siano “passati di moda”. Infatti, incontrare le persone dal vivo, fa ancora la differenza, per mostrare la realtà aziendale, costruire rapporti non virtuali e rafforzare la reputazione. Infatti, anche brand che operano principalmente mediante il web sono soliti organizzare degli eventi, coinvolgendo ambassadors per consolidare la loro presenza offline.

Come organizzare un evento aziendale?

La riuscita di un evento dipende dalla sua strategia ed organizzazione. Proprio per questo, è meglio affidarsi al supporto di un’agenzia di organizzazione eventi. Infatti, è possibile distinguere tra eventi pensati per far conoscere un nuovo prodotto, convegni, fiere, inaugurazioni di nuove filiali, corsi di formazione, ecc. In base a ciò che si intende organizzare, c’è uno studio approfondito. In ogni caso, bisogna partire dalla scelta della location, che deve essere accogliente ed informale o formale e a seconda dell’evento. Fatto ciò, bisogna pensare al contenuto, ad esempio al cibo e alla presenza di eventuali personaggi di spicco. Occorre, poi, focalizzarsi su come presentare gli argomenti di discussione: con video (ad esempio spot pubblicitari) avvalendosi di slides, o semplicemente con un microfono. Qualsiasi metodo scelto, è importante non far annoiare gli ospiti, magari diluendo gli interventi di più persone durante la serata. Il segreto è quello di pensare fuori dagli schemi, evitare le banalità ed il “già visto”. Infine, bisogna ricordarsi di ringraziare gli ospiti, distribuendo gadget, omaggi (ovviamente con il logo dell’azienda) ed eventualmente predisporre un angolo foto, particolarmente apprezzati dalla generazione Z e perfetto per rallegrare eventi informali con un pubblico giovane.

Perché organizzare eventi aziendali?

Come già detto in precedenza, sono diversi i motivi che spingono un’azienda ad organizzare degli eventi:

• Promuovere il brand: con gli eventi aziendali, si può dimostrare a partner e potenziali clienti che dietro al marchio c’è un’idea, ci sono persone in carne ed ossa con le quali instaurare un rapporto di fiducia.

• Far toccare con mano la realtà aziendale: nelle occasioni di incontro, gli invitati possono conoscere la realtà aziendale, visitare gli uffici e toccare con mano i prodotti.

• Ricevere aiuti economici: è possibile organizzare anche degli eventi destinati a raccogliere dei fondi per finanziare delle idee innovative o potenziare un settore dell’azienda. I finanziatori sono più propensi ad elargire somme dopo aver conosciuto il progetto in ogni dettaglio, interagendo di persona con i piani alti.

• Divertirsi ed instaurare relazioni: ovviamente l’obiettivo principale degli eventi aziendali è quello di conoscere i diversi interlocutori, e, come ripetuto più volte, “fare rete”. Non bisogna sottovalutare, però, la possibilità di far divertire gli invitati e spezzare un po’ la routine noiosa giornaliera.  

• Coniugare comunicazione offline ed online: non è detto che ciò che accade durante gli eventi aziendali debba rimanere dentro le mura dell’azienda. Ormai tutto è connesso, e quindi si possono conciliare i diversi aspetti trasmettendo sui propri canali social quanto accade in diretta, o lasciare che siano gli invitati a farlo!